Değişen çalışma sistemleri ve ekonomik yapıların tetiklemesiyle birlikte, tüm dünyada ve Türkiye’de çeşitli paylaşımlı ofis alanları açılıyor. Paylaşımlı ofis alanlarında verilen en hızlı ve en ekonomik kiralama çözümü ise genel olarak “sanal ofis kiralama” hizmet başlığı altında sunuluyor. UnitOfis olarak biz bu hizmete aynı zamanda “adres ofis” de diyoruz.
SANAL OFİS YASAL MI?
Sanal ofis kiralama hizmeti, “sanal adres” şeklinde de dile getirildiğinden “sanal” kelimesi kimi zaman bu hizmete ihtiyacı olanlar ve hizmetten yararlanmak isteyenlerin aklına “sanal ofis yasal mı?” sorusunu getirebiliyor.
Hemen cevaplayalım: evet, sanal ofis yasal bir hizmet 🙂 ve gerek vergi dairesi yoklamasında gerek diğer resmi kurum/kuruluşlarda kabul ediliyor. Sadece sanal ofis hizmeti kapsamında ruhsat alınması için gerekli olan fiziki bir çalışma/imalat alanı tanımlanmadığından gıda imalatı yapanlar ya da avukatlar vb. için yasal adres çözümü sunulamıyor. Ancak, yasal adres hizmetinden yararlanamayan iş kollarındakilere, bir hizmet sözleşmesi ile posta-kargo alımı ve/veya sekretarya hizmeti sağlanabiliyor.
SANAL OFİS HİZMETİ İLE YASAL ADRES KİRALAMA SÜRECİ NASIL İLERLİYOR?
Sanal ofis hizmetinden yararlanmak isteyen işletme ya da şirket ile hizmeti sağlayan mekân arasında tek sözleşme imzalanır. Bu sözleşme hem kiralama hem de hizmet sözleşmesidir ve genellikle yıllık olarak yapılır. Hizmeti sağlayan mekânlar, farklı sanal ofis fiyatlandırmaları olsa da müşterilerine aylık ödeme ya da toplu ödeme seçenekleri sunar. (UnitOfis’in sanal ofis kiralama paketlerini unitofis.com.tr/sanal-ofis linkinden inceleyebilirsiniz). Aylık ödeme üzerinden anlaşırsanız ilk ödemenizde depozito talep edilebilir, bu da mekândan mekâna değişmektedir.
Yapılan sanal ofis kiralama sözleşmesi sayesinde yeni şirket açılışı yapılabilir ya da mevcut bir şirketin yasal adresi yapılan sözleşmede tanımlanan adrese taşınabilir. Bu hizmet kapsamında şirketlerin posta-kargo alımları ve vekaletname olması koşuluyla tebligat alımları da yapılarak ilgili kişi anında bilgilendirilir. Postanın ya da tebligatın açılmasını ve kendisine iletilmesini yazılı olarak talep eden müşterilere belgeler taratılarak ya da fotoğrafı çekilerek iletilir. Posta ya da kargosunu gelip alamayacak müşteriler, karşı ödemeli olarak gönderim talep edebilir.
Sanal ofis hizmetinin en temel paketine, sadece yasal adres kiralama ve posta-kargo alımı dahildir. Verilen hizmet faturalandırdığı için kira stopajı da ödenmez. Sanal ofis avantajları arasında, sekretarya ve muhasebe gibi hizmetler de vardır, bu gibi hizmetlere ihtiyaç duyuyorsanız mekânların farklı hizmetlerle çeşitlendirdiği paketleri incelemenizde fayda var.
Özetle, sanal ofis paketlerinin hangisinden yararlanmak istediğinizi ve ödeme şeklinizi netleştirdikten sonra imza yetkilisiyle sözleşme yapılır. Sonrasında muhasebeciniz vergi dairesine ve diğer resmi kurum/kuruluşlara sözleşmeyi ibraz ederek gerekli işlemleri tamamlar. Vergi dairesi yoklamaya geldiğinde yetkili kişi bilgilendirilir, vergi memuru ile birebir görüşme sağlanır. Aksi durumda, vergi memuru yetkili adına bir görüşme mektubu bırakır ve yetkili kişinin görüşme mektubunda yazan zamanda yine görüşme mektubunda belirtilen belgeler ile birlikte vergi dairesinde olmasını ister.
SÖZLEŞME DEVAM EDERKEN KARŞILAŞILAN DURUMLAR
Müşteriler, yasal adreslerinin bulunduğu mekânların fiziki çalışma ortamından ya da toplantı odasından yararlanmak isteyebilir.
Bu koşulda, alınan paket kapsamında saatlik ya da günlük masa kullanımı varsa mekân müşteriye paket kapsamındaki çalışma alanını sunar. Paketin kapsamını aşan kullanımlar ek ücretlendirme ile faturalandırılır. Sanal ofis hizmeti devam ederken istenilen zamanda saatlik veya günlük ofis ya da masa kiralanarak çalışılabilir (UnitOfis’ın paylaşımlı ofis paketlerini unitofis.com.tr/paylasimli-ofis linkinden inceleyebilirsiniz).
Sanal ofis hizmeti sürerken sürekli kullanılacak fiziki çalışma ortamı talebi ile gelen müşterilerin sözleşmeleri, paylaşımlı ofis alanı için yasal adresli masa kiralama hizmetine ya hazır ofis alanı / ekip odası kiralama hizmetine güncellenebilir.
Toplantı odası kiralamak isteyen sanal ofis müşterilerine ayrıca fiyat teklifi hazırlanır ve toplantı odasının müsait olduğu aralıklara göre rezervasyon yapılabilir. Bu hizmet de ek olarak faturalandırılır.
Kısacası, paylaşımlı ofis alanları profesyonel ofis hizmetleri sunmak ve müşterilerinin işini kolaylaştırmak için var 🙂 Bu alanlarda size uygun birçok çözüme ulaşabilirsiniz.
Siz de UnitOfis’e katılıp çalışmak ve paylaşmak isterseniz biz size yardımcı oluruz, siz sadece işinize odaklanın.